Menerapkan ISO 19650 di proyek berarti menjalankan delapan tahap manajemen informasi yang diatur ISO 19650-2, dari penetapan kebutuhan informasi sampai penutupan proyek. Kuncinya bukan software, melainkan kesepakatan: informasi apa yang dibutuhkan, siapa yang menyerahkan, kapan, dan bagaimana diperiksa.
Panduan ini merangkum tahap-tahap tersebut dalam bahasa sederhana, membedakan tugas pemberi tugas dan tim yang ditunjuk, lalu memberikan daftar periksa untuk memulai. Kalau istilah ISO 19650 masih baru bagi Anda, baca dulu Apa itu ISO 19650?
Siapa melakukan apa
ISO 19650 membagi peran menjadi tiga. Setiap tahap di bawah dikerjakan oleh peran yang berbeda:
- Pemberi tugas (appointing party): pemilik proyek atau pengelola aset yang menerima informasi.
- Pihak utama yang ditunjuk (lead appointed party): misalnya konsultan perencana atau kontraktor utama yang mengoordinasikan tim di bawahnya.
- Pihak yang ditunjuk (appointed party): tim tugas yang menghasilkan informasi, seperti konsultan struktur, MEP, atau subkontraktor.
Delapan tahap manajemen informasi menurut ISO 19650-2
| Tahap | Yang dilakukan |
|---|---|
| 1. Penilaian dan kebutuhan Pemberi tugas | Menetapkan kebutuhan informasi proyek, standar, aturan penamaan, dan menyiapkan CDE. |
| 2. Undangan tender Pemberi tugas | Menyusun EIR dan memasukkannya ke dokumen tender beserta standar dan sumber informasi pendukung. |
| 3. Tanggapan tender Calon pihak utama | Menyusun BEP awal (pre-appointment), menilai kapasitas tim, dan rencana mobilisasi. |
| 4. Penunjukan Pemberi tugas dan pihak utama | Menyepakati BEP final, matriks tanggung jawab, TIDP dan MIDP, lalu memasukkannya ke kontrak. |
| 5. Mobilisasi Pihak utama | Menyiapkan sumber daya, teknologi, dan CDE, lalu menguji alur kerja sebelum produksi dimulai. |
| 6. Produksi informasi bersama Semua tim | Membuat dan berbagi informasi di CDE, memeriksa kualitas, dan meninjau sebelum dibagikan. |
| 7. Penyerahan model informasi Pihak utama ke pemberi tugas | Menyerahkan informasi sesuai jadwal, lalu pemberi tugas memeriksa dan menerima atau menolak. |
| 8. Penutupan proyek Pemberi tugas | Mengarsipkan informasi proyek dan mencatat pelajaran untuk proyek berikutnya. |
Dokumen yang perlu disiapkan
| Dokumen | Fungsinya |
|---|---|
| EIR Exchange Information Requirements | Daftar informasi yang diminta pemberi tugas, beserta standar dan waktunya. |
| BEP BIM Execution Plan | Rencana tim untuk memenuhi EIR: siapa, dengan cara apa, dan memakai alat apa. |
| Matriks tanggung jawab Responsibility matrix | Pembagian siapa membuat, memeriksa, dan menyetujui setiap informasi. |
| TIDP Task Information Delivery Plan | Jadwal penyerahan informasi tiap tim tugas. |
| MIDP Master Information Delivery Plan | Gabungan seluruh TIDP menjadi satu jadwal proyek. |
| Protokol informasi Information protocol | Ketentuan kontraktual tentang penggunaan dan hak atas informasi. |
Perbedaan EIR dan BEP dibahas lengkap di Apa Beda EIR dan BEP?, sedangkan TIDP dan MIDP di MIDP dan TIDP.
Daftar periksa sebelum proyek dimulai
- Kebutuhan informasi tertulis. Pemberi tugas sudah menetapkan informasi apa yang dibutuhkan untuk setiap keputusan penting.
- EIR masuk dokumen tender atau kontrak. Tanpa itu, tim tidak punya kewajiban yang jelas.
- Standar dan aturan penamaan file disepakati. Termasuk klasifikasi, satuan, dan sistem koordinat.
- CDE siap dipakai. Hak akses, struktur folder, dan status informasi (Work in Progress, Shared, Published, Archived) sudah diatur.
- BEP disetujui. BEP menjawab setiap poin EIR, bukan dokumen umum yang disalin dari proyek lain.
- TIDP dan MIDP tersusun. Setiap penyerahan informasi punya pemilik dan tanggal.
- Tim sudah diuji coba. Alur unggah, periksa, dan setujui dicoba sebelum pekerjaan utama berjalan.
Kesalahan yang sering terjadi
- Memulai dari software. Membeli lisensi lebih dulu tanpa menetapkan kebutuhan informasi. Akibatnya model banyak, tetapi informasi yang dibutuhkan pemilik tidak ada.
- EIR terlalu umum. Kalimat seperti "model harus lengkap" tidak bisa diperiksa. Kebutuhan perlu ditulis spesifik.
- BEP hanya formalitas. Disusun untuk tender, lalu tidak pernah dibuka lagi selama proyek.
- Tidak ada pemeriksaan sebelum penerimaan. Informasi diterima apa adanya, sehingga kesalahan baru ketahuan saat serah terima.
- Persetujuan tersebar di email. Jejak keputusan sulit ditelusuri saat ada audit atau sengketa.
Mulai dari proyek percontohan
Penerapan tidak harus langsung di semua proyek. Banyak perusahaan memulai dari satu proyek percontohan, mencatat apa yang berjalan dan tidak, lalu menjadikannya standar perusahaan. Cara ini menekan risiko dan memberi tim waktu untuk beradaptasi.
Kompetensi tim juga perlu disiapkan. Untuk peran seperti Koordinator BIM dan Manager BIM, kompetensi dapat dibuktikan lewat SKK BIM.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ISO 19650 bisa diterapkan di proyek kecil?
Bisa. Prinsipnya sama, tetapi dokumen dan prosesnya disesuaikan dengan skala proyek. Proyek kecil biasanya cukup dengan EIR, BEP, dan jadwal penyerahan yang sederhana.
Apakah perlu software khusus?
Tidak. ISO 19650 mengatur proses, bukan merek software. Yang dibutuhkan adalah CDE dan cara mengelola dokumen yang konsisten. Platform seperti Plannerly membantu menyusun EIR, BEP, TIDP, dan MIDP secara online dengan template ISO 19650.
Siapa yang sebaiknya memulai, pemilik atau kontraktor?
Idealnya pemilik proyek, karena kebutuhan informasi berasal dari pemilik. Namun kontraktor dan konsultan juga bisa menerapkan prosesnya di internal tim lebih dulu, sehingga siap saat pemberi tugas memintanya.
Apa bedanya menerapkan ISO 19650 dengan sekadar memakai BIM?
Memakai BIM berarti membuat model. Menerapkan ISO 19650 berarti mengatur seluruh informasi proyek, termasuk model, dokumen, persetujuan, dan jadwal penyerahan, dengan proses yang bisa diperiksa.
Butuh pendampingan?
Archilantis mendampingi perusahaan menyusun kebutuhan informasi, EIR, BEP, dan alur kerja ISO 19650, mulai dari proyek percontohan. Lihat layanan untuk perusahaan atau hubungi kami lewat tombol WhatsApp di halaman tersebut.