10 Kunci Sukses Virtual Meeting OpenBIM

10 Kunci Sukses Virtual Meeting OpenBIM VREX - archilantis vrex indonesia

10 Kunci Sukses Virtual Meeting OpenBIM

Virtual Meeting OpenBIM | Rapat menggunakan Virtual Reality (VR) sangat efektif jika diatur dan dilaksanakan secara profesional. Seperti rapat lainnya, mereka membutuhkan agenda, tujuan, dan waktu. Tapi tidak seperti pertemuan lainnya, mereka membawa peserta ke ruang Realitas Virtual. Ini berarti aturan standar harus disesuaikan.

Di bawah ini kami membagikan tips berdasarkan ribuan sesi VR. Aturannya sederhana, dan jika diterapkan dengan baik, Anda akan melakukan rapat virtual meeting openbim yang sangat efektif.

Kami akan fokus pada pertemuan dengan banyak orang yang berada di lokasi geografis yang berbeda. Lebih tepatnya dalam proyek konstruksi, khususnya menggunakan lingkungan openBIM tempat IFC dan BCF digunakan.


Misalkan bagian dari proyek Anda yang ingin Anda diskusikan telah siap untuk dibagikan dengan orang lain. – Artinya, “Tingkat bersama” menurut ISO 19650, atau MMI 300. – Model Anda kemungkinan besar dikumpulkan dalam platform openBIM atau Common Data Environment.

Hal ini memudahkan untuk menghadirkan mereka ke dalam VR menggunakan Vrex, atau aplikasi VR lainnya, dan untuk berbagi akses dengan orang lain seperti arsitek, insinyur, perwakilan pengguna, dan pemangku kepentingan lainnya yang terlibat dalam proyek.

Pertemuan VR dapat dilakukan dalam berbagai bentuk. Itu bisa memiliki dua orang, atau belasan, atau lebih. Ini bisa sangat terstruktur seperti sesi ICE, atau lebih informal seperti yang akan kami jelaskan di bawah.

Melakukan pertemuan Virtual Meeting OpenBIM mirip dengan persiapan menyelam di laut. Anda memiliki peralatan, teman, rencana menyelam, waktu, titik keluar, dan pembekalan dengan catatan. Jadi, mari kita selami!

Kunci Sukses Virtual Meeting OpenBIM

  1. Siapkan agenda

Anda perlu membuat agenda yang jelas. Dalam konteks openBIM masuk akal untuk menyiapkan agenda sebagai daftar masalah BCF yang akan dibahas dalam sesi VR. BCF ini akan memiliki lokasi untuk setiap topik rapat. Anda mengaksesnya di VR langsung dari platform BIM atau lingkungan data bersama.

Vrex menyinkronkan BCF dua arah, sehingga mudah diakses di VR, dan untuk menambahkan komentar serta membuat komentar baru langsung dari dalam VR sehingga menjadikannya alat agenda yang sangat efektif.

Rencanakan waktu yang tepat untuk setiap BCF yang akan dibahas. Penumpukan pembahasan daftar BCF yang terlalu banyak dapat membuat Anda terburu-buru, atau membuat rapat virtual meeting openBIM memakan waktu terlalu lama (Untuk menyelam, disarankan tidak lebih dari 45 menit berturut-turut). Model IFC Anda tentu saja merupakan versi terbaru.

  1. Kirim undangan lengkap

Untuk melaksanakan virtual meeting openBIM, Anda harus membuat undangan yang mencakup yang berikut:

  • Agenda yang jelas, dengan waktu dan tanggal
  • Kode akses untuk ruang virtual meeting openBIM, serta tautan ke konferensi pra-video
  • Jelaskan persiapan seperti apa yang diharapkan dari para peserta.
  • Undang peserta untuk bergabung dalam sesi pengarahan
Kirim undangan lengkap - archilantis vrex indonesia
Image by VREX
  1. Tawarkan cara penggunaan untuk anggota VR baru

Seseorang yang baru mengenal VR mungkin sedikit tertekan atau tidak nyaman dalam menggunakan teknologi tersebut. Untuk menghindari stres yang tidak perlu dan waktu yang hilang selama pertemuan, kami merekomendasikan untuk mengadakan sesi pra-pertemuan dengan para anggota ini.

Beri mereka pemahaman yang cukup baik tentang cara kerja menu dan alat, cara melihat masalah BCF, dll. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk memeriksa bahwa departemen IT mereka telah memberi mereka akses untuk menggunakan VR untuk komunikasi luar.

Anda mungkin memiliki peserta yang tidak memiliki peralatan VR. Mereka dapat berpartisipasi menggunakan laptop windows standar mereka, atau sebagai kelompok yang menggunakan layar lebar di ruang pertemuan mereka.

Penggunaan layar lebar akan memiliki keterbatasan dibandingkan dengan yang ada di VR, tetapi dapat berpartisipasi dalam diskusi, membuat masalah BCF, jadi dalam banyak hal mereka akan berbagi pengalaman VR.

Merupakan praktik yang baik untuk membiarkan pengguna laptop membuat catatan mendetail, sehingga anggota VR tidak perlu menghabiskan waktu untuk melakukan ini.

Koordinasi dapat menjadi tantangan saat membutuhkan ratusan pekerja untuk berada di area yang sama pada waktu yang sama. Teknologi VR membuat tim lebih fleksibel. Monitoring dari rumah, dan Anda dapat bekerja dalam model bersama kru lainnya.

  1. Atur konferensi video 15 menit sebelum virtual meeting openBIM dimulai.

Kami merekomendasikan perencanaan 15 menit sebelum memulai virtual meeting openBIM, untuk memastikan koneksi semua orang berfungsi dengan baik, karena ini adalah masalah utama yang dapat muncul. Serupa dengan rapat video-call tradisional, selalu ada seseorang yang tidak memiliki pengaturan peralatan yang tepat, baterai yang buruk, atau halangan lainnya.

Ini tentunya akan menjadi saat yang tepat untuk memperkenalkan para peserta satu sama lain jika mereka belum terbiasa.

Menjaga sesi konferensi video tetap terbuka selama pertemuan VR dapat berguna, jika ada peserta yang memiliki masalah suara atau perlu berkomunikasi di luar VR. Dan, tentu saja, ada baiknya untuk berdiskusi tentang panggilan video setelah sesi VR untuk menyelesaikan keputusan.

Catatan! Pastikan untuk mematikan panggilan video untuk menghindari mendengar gema melalui dua sumber audio.

  • Tinjau agenda dan target rapat
  • Tinjau etiket VR
  • Sambut dan perkenalkan peserta
  • Periksa koneksi VR
  1. Atur durasi virtual meeting openBIM dalam 45 menit

Berada dalam lingkungan VR membutuhkan konsentrasi dan fokus serta dapat melelahkan bagi sebagian orang, terutama pengguna VR baru. Jika Anda perlu memperpanjang sesi VR hingga lebih dari 45 menit, kami sarankan Anda mengambil istirahat singkat 5-10 menit agar peserta dapat mengatur kembali indra mereka sebelum “menyelam” lagi.

Atur durasi virtual meeting openBIM dalam 45 menit - archilantis vrex indonesia
Image by VREX
  1. Hormati etika virtual meeting openBIM

Ya, seperti halnya dalam menyelam, VR memiliki etika yang perlu dihormati. Mengikuti aturan perilaku sederhana ini akan membuat rapat lebih efektif dan menyenangkan bagi semua orang. Mengingat Anda akan menjadi beberapa orang di dalam model, di mana sangat mudah untuk berpindah, sejumlah disiplin harus ditegakkan.

Anda juga memiliki fitur yang mempengaruhi tampilan anggota lain di dalam rapat dan Anda perlu menggunakannya dengan hati-hati.

  • Jangan berpindah-pindah ruang, tunggu anggota lain untuk bergabung.
  • Sapa mereka dan lakukan pemeriksaan suara sederhana kepada semua orang untuk memastikan mikrofon mereka berfungsi dengan baik.
  • Tunggu sampai tuan rumah memulai rapat dengan membawa kelompok ke poin agenda pertama untuk diskusi.
  • Tetaplah bersama kelompok sebanyak mungkin saat mendiskusikan masalah
  • Hindari tertinggal di belakang grup dari bermain-main
  • Bisukan diri Anda jika ada suara bising, ingatlah bahwa semua orang mendengar Anda
  • Di VR, beberapa fungsi akan mempengaruhi semua peserta. Jika Anda menyembunyikan atau mengiris objek, ini mengubah tampilan untuk semua orang, jadi gunakan dengan hati-hati. Pastikan Anda memulihkan tampilan ke keadaan semula setelah selesai.
  • Jangan teleport orang lain tanpa memberi tahu mereka, Anda mungkin mengganggu sesuatu yang penting yang mereka pelajari dan mungkin sulit untuk mendapatkannya kembali. Lagi pula, hal tersebut tidaklah sopan.
  • Singkatnya; Lakukan operasi terkontrol dan komunikasikan dengan jelas.
Hormati etika virtual meeting openBIM - archilantis vrex indonesia
Image by VREX
  1. Tuan rumah akan memimpin virtual meeting openBIM

Harus ada ketua rapat yang ditunjuk yang mengambil kendali atas agenda, yang bertugas membawa kelompok ke lokasi yang berbeda. Ini sangat penting jika beberapa peserta baru mengenal VR, atau tidak terlalu paham dengan proyek tersebut. Anda tidak ingin berenang sendirian.

  • Penyelenggara harus berupaya menjadi yang pertama bergabung dengan rapat VR
  • Selamat datang anggota lainnya
  • Periksa apakah semua suara anggota berfungsi dengan benar
  • Buka titik agenda pertama (BCF), dan bagikan dengan grup
  • Pastikan grup sudah siap sebelum Anda memindahkan semuanya ke lokasi topik pertama
  • Gunakan penunjuk laser Anda untuk menunjukkan kepada semua orang apa yang sedang didiskusikan. Ingatlah bahwa beberapa pengguna mungkin berdiri terbalik di ruang tamu mereka. 😊
  • Ikuti langkah-langkah ini untuk setiap poin agenda (BCF)
  • Buat masalah baru jika perlu atau tambahkan komentar ke yang sudah ada.
  • Akhiri pertemuan, dan undang semua orang untuk bergabung dalam tanya jawab
  1. Izinkan eksplorasi gratis menjelang akhir sesi

VR adalah tentang menjelajahi dan mendapatkan pemahaman baru tentang proyek. Disarankan, setelah agenda selesai, berikan waktu luang kepada peserta untuk melakukan eksplorasi sendiri. Jika mereka menemukan sesuatu yang penting, mereka dapat meminta anggota lain untuk bergabung dan memeriksanya bersama atau membuat masalah BCF baru untuk pemeriksaan di masa mendatang.

Izinkan eksplorasi gratis menjelang akhir sesi - archilantis vrex indonesia
Image by VREX
  1. Debriefing pengalaman Virtual Meeting OpenBIM dengan memeriksa BCF dan kuesioner

Saat agenda dan eksplorasi gratis selesai, penyelenggara rapat meminta semua anggota untuk keluar dari VR dan kembali ke rapat konferensi video untuk menjelaskan sesi VR :

  • Jika beberapa anggota baru mengenal VR, tanyakan tentang kesan pertama mereka.
  • Dapatkan umpan balik tentang sesi ini, apa yang dapat ditingkatkan untuk sesi berikutnya. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan kuesioner sederhana untuk melacak tren poin-poin penting terkait pengalaman VR.
  • Rangkum masalah yang ditangani dan dibuat selama sesi dan tugas untuk ditindaklanjuti
Debriefing pengalaman Virtual Meeting OpenBIM dengan memeriksa BCF dan kuesioner - archilantis vrex indonesia
Image by VREX
  1. Analisis efisiensi VR dalam rapat

Dengan memilih untuk menggunakan solusi VR, Anda harus menetapkan beberapa target dalam hal cakupan penggunaan, penghematan biaya dan waktu, penemuan masalah baru, kepuasan pengguna

Agar dapat mengumpulkan data untuk analisis global lengkap tentang efektivitas VR dalam alur kerja Anda, kami menyarankan Anda untuk membuat spreadsheet standar untuk setiap pertemuan dengan poin minimum berikut:

  • Apakah kami menyelesaikan masalah dari agenda?
  • Apakah kami mendeteksi masalah baru?
  • Apakah kami mengalami masalah yang tidak dapat kami selesaikan dari jarak jauh di dalam VR?
  • Berapa banyak waktu tempuh yang dihemat dengan menggunakan VR untuk sesi ini?
  • Berapa penghematan biaya perjalanan?
  • Apakah kami mendapatkan wawasan atau menemukan masalah yang tidak akan kami temukan menggunakan metode lain?
Analisis efisiensi VR dalam rapat - archilantis vrex indonesia
Image by VREX

Apakah Anda sudah siap menyelam di dunia virtual reality ? Silahkan hubungi Archilantis untuk kebutuhan VREX Anda melalui tombol berikut :